חודש וחצי לפני כניסת שנת השמיטה יצאו רבני בית ההוראה של כפר חב"ד לסיור בשטח על מנת לבחון את היערכות צוותי הגינון של הועד המקומי לשמיטה.
חזות פני הכפר וטיפוח גינות הנוי, עומדים במוקד ההשקעה של הועד המקומי של כפר חב"ד בשנים האחרונות, בהתאם להנחיות של האדמו"ר מליובאוויטש זצוק"ל להנהגת הכפר. ועד כפר חב"ד בראשות הרב שמעון רבינוביץ', משקיע בכך מאמצים ומשאבים רבים. בין היתר, חברת גינון ותחזוקה מיוחדת שנשכרה במיוחד לשם כך, מבצעת לאורך השנה תחזוקה שוטפת של הגינות לצד פיתוח וטיפוח של שטחים ציבוריים נוספים והפיכתם לריאות ירוקות לטובת תושבי הכפר; לצד עבודתם המסורה של אגף שפ"ה בכפר.
כעת, עם בוא שנת השמיטה, ולאור התעוררות בקרב התושבים, התבקשו רבני בית ההוראה של כפר חב"ד להדריך הדרכה מקיפה את עובדי הגינון ואת האחראים על שיפור פני הכפר כיצד יש לפעול בגינות הציבוריות בשנת השמיטה בהתאם לכללי ההלכה המהודרים ביותר.
בישיבה מיוחדת שנערכה בבית ההוראה בהשתתפות הרבנים הגאונים הרב ברוך בליז'ינסקי, הרב חיים פרוס, הרב ישראל הלפרין, הרב אליהו קירשנבוים והרב מאיר רבינוביץ, ובהשתתפות נציג חברת הגינון והתחזוקה "אריאל יעקובזון" ונציגי אגף שפ"ה של ועד הכפר ר' יצחק רויטבלט ור' מוישה גוטמן, הרצו הרבנים בנושא השמיטה בגינות הציבוריות, תוך שמירה על המראה הייצוגי של הכפר הנחשבת בקרב החסידים "עיר הבירה של חב"ד בארץ".
צוות הגינון ואנשי שפ"ה סקרו לפני הרבנים את האתגרים וצרכי התחזוקה השוטפים של הצמחיה בשטחים ציבוריים, ואת פעילות ההיערכות שנעשתה כדי להיערך לשנת השמיטה.
בין הנושאים שנדונו עלה הצורך בהחלפת צמחי הנוי, לצמחים רב עונתיים שיכולים לשרוד לאורך כל שנת השמיטה ללא תחלופה במהלך השנה. נושא מהותי נוסף שעלה בדיון הוא הצורך ביידוע ברור לתושבים ולמבקרים בכפר חב"ד, כי פעילות הגינון בכפר נעשית בהתאם לכל המנהגים והחומרות של הלכות שמיטה.
לאחר הדיון יצאו הרבנים בליווי אנשי מחלקת שפ"ה וחברת הגינון לסיור בשטח, שכלל הדרכה מעשית, הנחיות לביצוע הגיזום והגינון כהלכה ופתרונות הלכתיים לבעיות שעלולות להתרחש במהלך שנת השמיטה.
